En lisant Ploum et ses deux articles sur l’email ; pourquoi et comment ne pas être inondés par les emails, là et là, je veux donner mes idées aussi, vu que perso j’y suis à « l’inbox-0 ».Déjà : je n’utilise pas la boîte d’archives, mais laisse tout dans ma boîte de réception. J’ai toujours fait comme ça, c’est resté et ça me gène pas.
J’ai aussi plusieurs boîtes emails (Gmail, Hotmail…) qui renvoient tout sur mon compte principal (My Opera). Je n’ai pas de dossiers pour chaque personne ou chaque groupe (collègues, famille, amis…).
Ce qui suit sont mes conseils et ma façon de faire aussi. Ce n’est absolument pas du « faites ce que je dis pas ce que je fais ».
Séparez le spam du reste.
J’ai une email pour parler et discuter (My Opera) et une adresse pour l’inscription sur les blogs et les sites (Gmail) et j’ai séparé ça en dossiers deux dossiers, naturellement.
Ce qui tombe sur mon adresse Gmail est donc peu digne d’intérêt : on ouvre, on marque comme lu et on ferme.
Désactivez toutes les notifications des sites web.
Point très important. Il y a un moment pour chaque chose, et l’heure des emails ce n’est pas l’heure pour savoir qui vous a contacté sur Facebook, sur Youtube ou ajouté sur Twitter ou un autre blog. L’email c’est pour le courrier et la discussion. Point.
Je ne reçois pratiquement aucune notification d’aucun site. Si je veux savoir ce qui se passe, je suis assez grand pour y aller moi même.
Ce point vous aidera à appliquer le point précédent ainsi que celui qui suit (la transition de fou !).
Répondez selon le moment et le sujet de l’email
Perso je reçois beaucoup d’emails concernant Blogotext ou mon site. Si je suis au boulot et donc pas sur mon projet, je ne vais pas répondre : je perdrais trop de temps à réfléchir sur un truc qui n’est pas devant moi. Il m’arrive souvent de lire, puis de marquer comme non lu pour plus tard, quand ce sera le moment.
Répondez à tout le monde.
J’ai aussi pas mal d’email pour me féliciter de mon site, des remerciements, des compléments d’informations ou des corrections. Je répond à tout le monde, certes souvent rapidement, mais je veux prendre le temps de répondre. Ces emails font très plaisir et c’est un peu par respect de répondre aussi.
Comme le dit Ploum : répondre brièvement peut aider à être concis, sans s’étaler ou s’éterniser.
Mettez un sujet dans l’email.
J’aime pas recevoir un email sans savoir le sujet de l’email : justement parce que je répond aux emails en fonction du sujet et du moment approprié.
Ce point s’adresse donc à celui qui écrit son email le premier.
Répondez en différé, optimisez votre temps
Je n’ai qu’un baladeur MP4 sous Android : il n’est pas connecté à la 3G et ne fait que Wifi. Parfois il n’y a pas de connexion Wifi et j’ai quand même 10 emails non-lus sur mon appareil. Au lieu d’attendre, que ce soit dans les transports ou autres, répondez aux emails ! Ils seront envoyés dés que vous vous connecterez la prochaine fois. L’email est merveilleux parce que les correspondant n’ont pas besoin d’être synchronisés et ponctuels ; profitez-en !
Répondez quand on vous le demande
Si on devait répondre à tous les emails qu’on reçoit, il serait techniquement impossible d’en finir : une conversation se termine forcément un jour.
Dans les emails aussi : répondez tant que la discussion est intéressante ou utile pour vous.
Avec tout ça, vous devriez déjà pouvoir faire un bon tri, non ?
Comment rattraper son retard ?
Ces conseils et retours s’adressent je suppose à ceux qui ont une boîte de réception qui déborde. Il n’y a pas de miracle pour arriver à zéro tout en répondant à tout le monde : il faut prendre le temps.
Ce temps, on peut le prendre ailleurs. J’ai des flux RSS qui débordent également, perso (220 non-lus). Facile : il m’arrive de mettre mes flux à « marquer tout comme lu ». Il n’est pas possible de tout suivre : même à 1 minute par post, je suis à 5 heures pour tout lire, par jour. C’est insensé.
Mettez vos RSS à zéro et vous avez 5 heures pour répondre aux emails. Avec le même calcul que tout à l’heure, ça fait 300 emails de moins (oui, j’estime que vous répondez brièvement, comme conseillé au début) ! Et 5 heures c’est pas énorme : si vous étalez ça sur 2 week-end par exemple.
En somme, pour garder le rythme : répondez vite (mais bien) mais répondez. Répondez selon le sujet de l’email en fonction de l’heure, et répondez seulement aux emails qui demandent une réponse.