pdf-email.jpg En lisant Ploum et ses deux articles sur l’email ; pourquoi et comment ne pas être inondés par les emails, et , je veux donner mes idées aussi, vu que perso j’y suis à « l’inbox-0 ».

Déjà : je n’utilise pas la boîte d’archives, mais laisse tout dans ma boîte de réception. J’ai toujours fait comme ça, c’est resté et ça me gène pas.
J’ai aussi plusieurs boîtes emails (Gmail, Hotmail…) qui renvoient tout sur mon compte principal (My Opera). Je n’ai pas de dossiers pour chaque personne ou chaque groupe (collègues, famille, amis…).

Ce qui suit sont mes conseils et ma façon de faire aussi. Ce n’est absolument pas du « faites ce que je dis pas ce que je fais ».

Séparez le spam du reste.
J’ai une email pour parler et discuter (My Opera) et une adresse pour l’inscription sur les blogs et les sites (Gmail) et j’ai séparé ça en dossiers deux dossiers, naturellement.
Ce qui tombe sur mon adresse Gmail est donc peu digne d’intérêt : on ouvre, on marque comme lu et on ferme.

Désactivez toutes les notifications des sites web.
Point très important. Il y a un moment pour chaque chose, et l’heure des emails ce n’est pas l’heure pour savoir qui vous a contacté sur Facebook, sur Youtube ou ajouté sur Twitter ou un autre blog. L’email c’est pour le courrier et la discussion. Point.
Je ne reçois pratiquement aucune notification d’aucun site. Si je veux savoir ce qui se passe, je suis assez grand pour y aller moi même.
Ce point vous aidera à appliquer le point précédent ainsi que celui qui suit (la transition de fou !).

Répondez selon le moment et le sujet de l’email
Perso je reçois beaucoup d’emails concernant Blogotext ou mon site. Si je suis au boulot et donc pas sur mon projet, je ne vais pas répondre : je perdrais trop de temps à réfléchir sur un truc qui n’est pas devant moi. Il m’arrive souvent de lire, puis de marquer comme non lu pour plus tard, quand ce sera le moment.

Répondez à tout le monde.
J’ai aussi pas mal d’email pour me féliciter de mon site, des remerciements, des compléments d’informations ou des corrections. Je répond à tout le monde, certes souvent rapidement, mais je veux prendre le temps de répondre. Ces emails font très plaisir et c’est un peu par respect de répondre aussi.
Comme le dit Ploum : répondre brièvement peut aider à être concis, sans s’étaler ou s’éterniser.

Mettez un sujet dans l’email.
J’aime pas recevoir un email sans savoir le sujet de l’email : justement parce que je répond aux emails en fonction du sujet et du moment approprié.
Ce point s’adresse donc à celui qui écrit son email le premier.

Répondez en différé, optimisez votre temps
Je n’ai qu’un baladeur MP4 sous Android : il n’est pas connecté à la 3G et ne fait que Wifi. Parfois il n’y a pas de connexion Wifi et j’ai quand même 10 emails non-lus sur mon appareil. Au lieu d’attendre, que ce soit dans les transports ou autres, répondez aux emails ! Ils seront envoyés dés que vous vous connecterez la prochaine fois. L’email est merveilleux parce que les correspondant n’ont pas besoin d’être synchronisés et ponctuels ; profitez-en !

Répondez quand on vous le demande
Si on devait répondre à tous les emails qu’on reçoit, il serait techniquement impossible d’en finir : une conversation se termine forcément un jour.
Dans les emails aussi : répondez tant que la discussion est intéressante ou utile pour vous.


Avec tout ça, vous devriez déjà pouvoir faire un bon tri, non ?


Comment rattraper son retard ?
Ces conseils et retours s’adressent je suppose à ceux qui ont une boîte de réception qui déborde. Il n’y a pas de miracle pour arriver à zéro tout en répondant à tout le monde : il faut prendre le temps.
Ce temps, on peut le prendre ailleurs. J’ai des flux RSS qui débordent également, perso (220 non-lus). Facile : il m’arrive de mettre mes flux à « marquer tout comme lu ». Il n’est pas possible de tout suivre : même à 1 minute par post, je suis à 5 heures pour tout lire, par jour. C’est insensé.
Mettez vos RSS à zéro et vous avez 5 heures pour répondre aux emails. Avec le même calcul que tout à l’heure, ça fait 300 emails de moins (oui, j’estime que vous répondez brièvement, comme conseillé au début) ! Et 5 heures c’est pas énorme : si vous étalez ça sur 2 week-end par exemple.

En somme, pour garder le rythme : répondez vite (mais bien) mais répondez. Répondez selon le sujet de l’email en fonction de l’heure, et répondez seulement aux emails qui demandent une réponse.

image de ntr23

12 commentaires

gravatar
JeromeJ a dit :

Chouette article proposant une chouette méthodologie :)

Évidemment, je suppose que les boites mails des gros blogueurs reçoivent sûrement un peu plus de mails que ceux des gens moyens (en général) mais ça n'empêche que je vois là d'autres très bon conseil ^^

Et je n'hésiterais pas à te linker si jamais qqn venait à se plaindre de sa boite email, ça m'évitera de devoir prendre le temps d'expliquer ma méthode à moi quand timo l'a déjà fait pour nous :p

Merci !

(Je trouve toujours impressionnant que certains arrivent toujours soit à tout lire soit à toujours répondre à tous, plus le volume augmente plus c'est "challenge")

gravatar
Silversthem a dit :

Il y a une petite faute de frappe


Mettez un sujet dans l’email.
J’aime pas recevoir un email sans savoir le sujet de l’email : justement parce que je réponse aux emails en fonction du sujet et du moment approprié.
Ce point s’adresse donc à celui qui écrit son email le premier.


C'est je répond plutôt ?

Sinon je suis à 100% d'accord avec toi, sauf que j'utilise les dossiers, c'est sympa un peu de rangement dans le foutoir.

gravatar
Le Hollandais Volant a dit :

@JeromeJ : J’ai pas des tonnes de mail non plus, hein, mais entre 10 et 15 par jours, ce qui me laisse pas le temps de rester coupé du net une semaine…
C’est faisable, et en une heure c’est répondu.

C’est de plus en plus "challenge" mais c’est aussi pour ça que mon blog a ses commentaires activés : beaucoup de personnes viennent répondre ici, plutôt que par email. Je le vois un peu avec mes liens : vous êtes nombreux à me suggérer des liens, commenter des choses par email, parce que ce n’est pas possible en ligne.
Je songe un peu à faire des "en vrac" comme seb à une époque, pour que vous puissiez commenter ici. Par contre j’aurais du mal à trier les liens à mettre et ceux à pas mettre xD.


@Silversthem : anéfé, j’ai corrigé :)
Perso je pense que si je commence un rangement je ne saurais pas comment faire : un dossier "blog", "famille", "lulz", "pro", "dev" et "autres contacts" ? Et un email d’un membre de ma famille parlant de mon blog et envoyé depuis son boulot ? Je le range où ? J’ai toujours eu du mal à ranger des choses qui auraient sa place dans plusieurs endroits (la notion d’amis sur FB est du même genre par exemple, et c’est pour ça que l’idée de cercles dans G+ était pas mal : une personne pouvait être dnas plusieurs cercles) Du coup je ne trie pas et j’utilise le moteur de recherche : plus simple :p

gravatar
dacrovinunghi a dit :

J'ai une 50ène de mail par jour minimum. J'ai fait des filtres (fonction de l'envoyeur, du service etc) puis j'ai vu mon boss qui connait pas l'informatique et a plus de mail que moi, faire du tri à la main dans des dossiers qu'il trouvent pertinent. Sans etre convaincu totalement, force est de constater que ca marche pour lui.

gravatar
qwerty a dit :

Moi je trie selon le sujet : archives, important, boulot, loisirs. Mais sur mon mail poubelle, je trie pas.

gravatar
Silversthem a dit :

Moi j'aime bien ranger certains mails qui sont importants, dans un dossier "à garder" (oui, je déborde d'imagination :p )
Et je garde aussi les conneries que je reçois, parce que je trouve ça drôle.

Au niveaux des contacts, j'utilise surtout le dossier favori (même si j'ai une grosse tendance à mettre un peu trop de monde).

Puis la fonction d'archive c'est quand, comme moi, on jette rien (sauf les spams).

gravatar
Le Hollandais Volant a dit :

@Silversthem : je jette rien non plus perso. Sauf les trucs envoyés par les sites lors d'inscription...

Certains mails sont en "épinglés" chez moi si je peux pas donner suite dans l'immédiat par exemple, et je n'oublie pas de les desepingler après.
Mais je n'en ai que 4 ou 5 par an des comme ça.

@dacrovinunghi : pour le taf ?
C'est pas possible d'installer un serveur irc dans l'entreprise plutôt ? avec différents chan pour les différents services ?

gravatar
Uzsini a dit :

Je comprends pas vraiment cette histoire de notification d'emails que vous refusez, Ploum et toi. C'est quand même super pratique quand tu attends un mail urgemment, en plus des autres fonctionnalités, du style gérer plein de comptes Gmail et Hotmail. Si j'avais pas X-notifier sur mon Firefox, j'aurais déjà perdu mes cheveux depuis longtemps.

( Et un bug que je te signale, que j'avais déjà remarqué avant: le captcha pour les commentaires n'est pas reconnu quand somme >= 10 )

gravatar
Uzsini a dit :

(Correction: aucun rapport avec ce que je disais. En tout cas, c'est pas la première fois que j'suis heurté à ça: premier captcha qui fail, deuxième passe, quelques soient les valeurs)

gravatar
Le Hollandais Volant a dit :

@Uzsini : Je ne sais pas ce que tu nomme notification d’email, mais si c’est un popup ou autre, je ne veux pas de ça : c’est stressant et distrayant. Ça empêche de se concentrer sur ce qu’on fait au final on perd du temps.

@Uzsini : Ça ne vient pas de ça. Je ne sais pas la raison de tout ces fails, mais je sais qu’il bug de temps à autre, oui.

gravatar
Guenhwyvar a dit :

@Le Hollandais Volant :


Ça ne vient pas de ça. Je ne sais pas la raison de tout ces fails, mais je sais qu’il bug de temps à autre, oui.


C'est pas ton timeout qui est trop court ?

Les commentaires sont fermés pour cet article